Договоры в Odoo
Введение
В данной статье мы рассмотрим функционал модуля договоров в Odoo, который был доработан для юридического отдела одной из компаний. Этот инструмент позволяет эффективно управлять жизненным циклом договоров: от создания до согласования, подписания и пролонгации.
Создание нового договора
Основные поля договора
- Срочность— позволяет отметить договор как срочный (отображается звездочкой).
- Номер договора— формируется автоматически с помощью автономератора.
- Дополнительный номер — предназначен для интеграции с внешними системами, такими как 1С.
- Даты:
- Дата договора (обязательное поле).
- Дата окончания договора (обязательное поле).
- Тип договора— фиксированные значения: с покупателем, поставщиком, прочие расчеты.
- Вид договора— настраиваемый справочник (например, "договор на поставку топлива", "комплексный договор аэропортового обслуживания").
Контрагент и компания
- Поле "Контрагент" не является обязательным на этапе создания договора.
- Тип контрагента: физическое лицо, индивидуальный предприниматель, юридическое лицо.
- Поле "Компания" — обязательное, позволяет выбрать компанию из списка, заведенного в системе.
Базовая версия договора
- Обязательное поле для загрузки файлов (PDF или другие форматы).
- Возможность прикрепления нескольких файлов, которые будут доступны для ознакомления.
Процесс согласования договора
Группы согласующих
В системе предусмотрено пять групп согласующих:
- Бухгалтерия
- Финансисты
- Отдел исполнения заказов
- Коммерческий отдел
- Юристы
Настройки групп определяются в разделе "Настройки" → "Пользователи" → "Уровни доступа". Пользователь может принадлежать к одной или нескольким группам.
Отправка на согласование
- Договор в статусе "Черновик" можно отправить в работу, выбрав нужные группы согласующих.
- При отправке на согласование:
- Можно добавить комментарий (например, "Прошу согласовать договор").
- Прикрепить файлы с пояснениями или обновленной версией договора.
- После отправки статус договора меняется на "На согласовании".
Внесение предложений
- Согласующие могут предлагать изменения, прикрепляя файлы с правками и оставляя комментарии.
- После внесения предложений статус договора меняется на "Есть предложение".
- Юристы могут скорректировать список групп согласующих и повторно отправить договор на согласование.
Подписание договора
- После успешного согласования договор переходит в статус "Согласованный".
- Для подписания необходимо нажать кнопку "Подписать".
- Подписанную версию договора можно загрузить в систему (не обязательно, но рекомендуется).
Пролонгация договора
- Система автоматически отслеживает дату окончания договора.
- За месяц до окончания договора юристы получают уведомление с требованием пролонгации.
- Для пролонгации необходимо указать новую дату окончания договора.
Дополнительные возможности
- Печать листа согласования — позволяет сформировать документ с историей согласования.
- Автоматическая валидация— если пользователь состоит в нескольких группах согласующих, система может автоматически подтвердить согласование для всех групп.
Заключение
Модуль договоров Odoo предоставляет удобный инструмент для управления всем жизненным циклом договоров: от создания до подписания и пролонгации. Гибкие настройки групп согласующих и автоматизация процессов значительно упрощают работу юридического отдела и других подразделений компании.
Для более детального ознакомления с функционалом модуля вы можете посмотреть видео-демонстрацию.