Решения · Документооборот КЭП · ЭДО · Маршруты согласования

Документооборот
без
согласований в почте

Конструктор маршрутов согласования, интеграция с ЭДО и КЭП, шаблоны договоров, ролевой архив и корпоративный портал — всё на единой платформе Odoo. Для предприятий и холдингов с несколькими юридическими лицами.

Заказать демо Функционал

45+

требований
закрыто из коробки

∞

типов маршрутов
в конструкторе

система для всех
юридических лиц

писем с файлами
на согласование

Проблема

Документы согласуются везде — только не в системе

Договор уходит в почту. Юрист правит в Word и присылает обратно. Финансы добавляют версию. Директор согласует в мессенджере. Итоговый файл называется «договор_финал_v4_ТОЧНО_ПОСЛЕДНЯЯ.docx». Кто, что и когда согласовал — не восстановить.

Главный риск

Документ подписан — но нет ни истории правок, ни журнала согласований, ни доказательства того, кто и когда его видел. При споре это катастрофа.

Маршруты согласования в головах, не в системе Кто должен согласовать этот тип договора на эту сумму? Знает только старый юрист. Уволился — всё рассыпалось.

Нет параллельного согласования — только последовательное Юрист ждёт финансиста, финансист ждёт безопасника, безопасник в командировке. Договор висит две недели.

ЭДО — отдельная система, никак не связанная с ERP Документ пришёл от контрагента через оператора ЭДО. Его надо вручную занести в учётную систему. Ошибки, дубли, расхождения.

Холдинг: у каждого ЮЛ своя система или Excel Дочерние компании согласуют по-своему, хранят по-своему. Единого архива нет. Консолидация — ад.

14 дней

среднее время согласования договора при работе через почту и мессенджеры

среднее количество версий файла к моменту финального подписания

доказательств кто и когда согласовал — в случае почтового согласования

2 дня

реальное время типового согласования в системе при параллельных маршрутах

Решение

Конструктор маршрутов: каждый тип документа идёт своим путём

Вместо звонков «кому отправить» — матрица маршрутизации. Система сама определяет маршрут по типу документа, сумме и роли инициатора.

Почта и мессенджеры

Маршрут каждый раз придумывается заново

Только последовательное согласование

Версии файлов — хаос

Нет лимитов времени на согласование

История правок не сохраняется

Конструктор маршрутов Odoo

Матрица: тип × сумма × роль → маршрут

Параллельное и последовательное согласование

Один документ — история всех версий

SLA на каждый этап — с эскалацией

Полный журнал: кто, когда, что изменил

Пример: маршрут согласования договора подряда от 5 млн ₽

Иниц-р

Юрист
≤2 дня

Финансы ≤1 день

параллельно

Безопасник ≤1 день

Директор
≤1 день

Матрица маршрутизации: тип «Подряд» × сумма «от 5 млн» × инициатор «Руководитель проекта» → этот маршрут подставляется автоматически при создании документа.

Возможности конструктора

Неограниченное количество типов маршрутов

Добавление внеплановых согласующих

Повторное согласование только изменённых разделов

Эскалация при просрочке SLA-этапа

Блокировка редактирования во время согласования

Консолидация правок в одном документе

Функционал

Полный электронный документооборот в Odoo

Пять функциональных блоков, покрывающих весь жизненный цикл документа — от создания по шаблону до архивирования с историей версий.

Управление документами и договорами

Базовый блок

Единый корпоративный документооборот для всех ЮЛ холдинга одна система — несколько юридических лиц

Хранение с фиксацией автора, даты создания и изменения полный аудит-трейл каждого документа

Присвоение внутреннего номера по маске настраиваемая нумерация по типу и году

История версий с фиксацией автора и содержимого правки видно что именно изменилось между версиями

Флаг «Оригинал получен» и место хранения физического экземпляра привязка к ячейке архива

Шаблоны договоров — создание и редактирование без Word прямо в браузере, без сторонних редакторов

Обязательные поля при создании документа система не даст сохранить незаполненный документ

Разграничение доступа по роли, подразделению и региону видит только то, что нужно по должности

Запрет редактирования без права правки и во время согласования защита от несанкционированных изменений

Централизованное облачное хранилище + Nextcloud просмотр и загрузка файлов без скачивания

Конструктор маршрутов согласования

Ключевой блок

Матрица маршрутизации: тип × сумма × роль инициатора маршрут формируется автоматически при создании

Параллельное согласование несколькими подразделениями финансы + юрист + безопасник — одновременно

Последовательное согласование с переходом по результату следующий шаг открывается после предыдущего

SLA на каждый этап с эскалацией при просрочке автоуведомление руководителю при нарушении срока

Добавление внеплановых согласующих инициатором без изменения основного маршрута

Повторное согласование только изменённых разделов не нужно проходить весь маршрут заново

Консолидация правок всех согласующих в одном документе нет россыпи файлов с комментариями разных людей

Блокировка редактирования во время согласования документ заморожен до финального решения

История правок при согласовании — кто, когда, что полный журнал для юридической защиты

Уведомления: в системе, e-mail, Telegram согласующий узнаёт сразу, где удобно

Интеграция с ЭДО и квалифицированная электронная подпись

ЭДО · КЭП

Подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) юридически значимо, без визита в офис

Приём документов от контрагентов из ЭДО без ручного ввода оператор ЭДО → Odoo автоматически

Отправка документов контрагентам через ЭДО-оператора прямо из карточки документа

Обмен подписанными договорами между ЮЛ холдинга головная ↔ дочерние с использованием КЭП

Передача внутренних документов с КЭП внутри группы компаний без внешнего оператора — безопасно и быстро

Направление документа инициатору на подтверждение оказанных услуг акт приёмки прямо в системе

Серверная CryptoPro под Linux — закрытый контейнер ключей ключи не покидают сервер компании

Сертификат ЦПРТ для работы с системой Честный знак при необходимости — единый ключ для нескольких задач

Корпоративный портал, ЛНА и ознакомление сотрудников

Портал

Корпоративный портал с регламентами, инструкциями, контактами единая точка входа для всех сотрудников

Хранение ЛНА: приказы, регламенты, протоколы заседаний структурированный электронный архив

Направление документов сотрудникам на обязательное ознакомление приказ о введении регламента — всем причастным

Фиксация факта ознакомления — электронная подпись сотрудника нет споров «я не видел»

Цифровой онбординг: welcome-сообщение, инструктаж, доступы автоматически при трудоустройстве

Заявки на доступы, рабочее место и пропуск в рамках онбординга обходной лист в системе, не на бумаге

Постановка задач на разработку документов со сроками контроль исполнения без напоминаний вручную

Корпоративный чат и ВКС внутри системы общение в контексте документа, без переключений

Архив документов и управление жизненным циклом

Архив

Ролевой доступ к архиву — по должности и ответственности юрист видит договоры, финансист — платёжные

Передача документов в архив по истечении срока действия автоматически по правилу или вручную

Уничтожение по регламенту с фиксацией факта акт об уничтожении формируется в системе

Личный кабинет пользователя с доступом к его документам входящие, исходящие, на согласовании, подписанные

Единый справочник ЛНА и корпоративных документов всегда актуальная версия — нет устаревших копий

Интеграция с 1С Бухгалтерия — синхронизация финансовых документов без двойного ввода

Процесс

Путь договора от инициации до архива

Все участники работают в одной системе. Каждый видит только свой шаг. Никаких пересылок файлов — только статусы и уведомления.

Шаг 1

Создание по шаблону

Инициатор выбирает тип документа, заполняет обязательные поля. Система подставляет шаблон, присваивает номер и определяет маршрут по матрице.

Маршрут — автоматически

Шаг 2

Параллельное согласование

Согласующие получают уведомление одновременно. Каждый оставляет правки и комментарии. Документ заблокирован от редактирования. SLA отсчитывается.

SLA контролируется

Шаг 3

Консолидация правок и доработка

Инициатор видит все замечания в одном документе. При доработке — повторное согласование только изменённых разделов. История правок сохранена.

Только изменённые разделы

Шаг 4

Подписание КЭП и обмен через ЭДО

Финальная версия подписывается квалифицированной электронной подписью. Документ отправляется контрагенту через ЭДО-оператора прямо из системы.

Юридически значимо

Шаг 5

Архивирование с историей

Подписанный документ уходит в архив с полной историей: версии, согласующие, даты, правки. Доступ — по ролям. Уничтожение — по регламенту.

Полная история сохранена

Типы документов в системе

Договоры и допсоглашения

подряд, поставка, аренда, услуги, займы

Внутренние ЛНА

приказы, регламенты, положения, протоколы

Финансовые документы

счета, акты, накладные — через ЭДО

Кадровые документы

онбординг, ознакомление с ЛНА, обходные листы

Регламентные документы

разрешения, лицензии, сертификаты, проектная документация

Холдинговая структура

Единая система для нескольких юридических лиц. Разграничение прав по ЮЛ, подразделению и региону. Консолидированная отчётность по всей группе компаний.

Узнаёте?

«Договор подписали — но никто не помнит, кто согласовывал»

При проверке или споре оказывается: история согласований — только в переписке на личных почтах сотрудников. Часть уволилась. Почта удалена. Доказать, что юрист и финансовый директор видели этот договор — невозможно.

Это не вопрос удобства — это юридический риск. И он устраняется только системой, которая ведёт аудит-трейл по каждому документу.

Ситуация — налоговая проверка

Проверяющие запросили историю согласования договора с подрядчиком двухлетней давности. Переписка — на почте уволившегося менеджера. Доступа нет. Штраф.

Ситуация — срыв сделки

Договор три недели ждёт финального согласования CEO. Оказалось, письмо улетело в спам. Никто не отслеживал статус. Контрагент ушёл к конкурентам.

После внедрения

Любой документ за любой период: кто инициировал, кто согласовывал, когда, какие правки внёс — за 10 секунд. Журнал неизменяем и заверен КЭП.

Готовы выстроить документооборот по-настоящему?

Расскажите о структуре документооборота и типах документов — настроим конструктор маршрутов и покажем, как это работает на вашем примере.

Связаться с нами

Конструктор маршрутов

Интеграция ЭДО + КЭП

Холдинговая структура

Параллельное согласование

РуОду · Интеграция с 1С

Электронный документооборот на Odoo: конструктор маршрутов согласования и интеграция с ЭДО

Документооборот на Odoo от ИнфЦентрПроект — комплексная система электронного документооборота (ЭДО) для предприятий и холдингов. Решение обеспечивает полный жизненный цикл документа: создание по шаблону, согласование по гибким маршрутам, подписание квалифицированной электронной подписью (КЭП), обмен с контрагентами через ЭДО-операторов и архивирование с историей версий.

Конструктор маршрутов согласования позволяет настроить матрицу маршрутизации: тип документа, сумма договора и роль инициатора автоматически определяют цепочку согласования — последовательную, параллельную или комбинированную. Для каждого этапа устанавливается SLA с автоматической эскалацией при просрочке. История правок, версий и решений сохраняется в неизменяемом аудит-трейле.

Решение реализовано на платформе Odoo с применением российской локализации РуОду. Поддерживается интеграция с операторами ЭДО, серверная CryptoPro для КЭП под Linux, интеграция с 1С Бухгалтерия и корпоративными мессенджерами. Система подходит для холдингов с несколькими юридическими лицами — единый корпоративный документооборот с разграничением доступа по ЮЛ, подразделению и региону.

Документооборот без согласований в почте