Медицинская система на Odoo

Нам бы CRM и SMS

В 2019г к нам обратились владельцы сети медицинских центров. Их не устраивало, как в компании организован учет и работа с клиентами. Работа в нескольких конфигурациях 1С, запись на прием в Google календаре, XLS таблицы для отчетов: все это громоздко, непрозрачно, неудобно и способствует появлению большого количества ошибок. Кроме того, для работы с таким объемом данных требуется большое количество административных сотрудников, которые не приносят доход компании.

Мне поставили задачу: разработать CRM-систему и запись к специалистам, удобные и для персонала, и для посетителей. Система должна учитывать все нюансы и тонкости работы этой сети медицинских центров.

С момента подписания договора до запуска  системы прошлой 3 месяца, а всю систему сдали через 14 месяцев. Вот, что нам удалось сделать за это время.

Запись на прием к специалисту

Эта задача была первоочередной. Действующую систему, аналогичную записи в государственную клинику, когда клиенту предлагается время на выбор в рамках заранее сформированных слотов, заказчики отклонили. Аргументы: негибкая, не учитывает занятость и допускает простои в работе специалиста.

Я предложил выстроить систему записи на прием, исходя из анализа свободного времени специалиста. В современном медицинском центре невозможно унифицировать работу всех сотрудников, у одного прием может занимать 15 минут, а у другого не менее полутора часов. Кроме того, есть постоянные посетители (а их большинство), которые приходят на прием в определенный день и час.

Модернизированная система записи на прием предлагает посетителю удобное время для визита исходя из анализа свободного времени специалиста.

Работа с клиентом полностью автоматизирована: смс-рассылка уведомлений о записи на прием, изменении времени или отмены приема; напоминание о приеме; выставление счета и отправка ссылки на оплату (очень удобно, если посетитель не хочет тратить время на оплату во время посещения медцентра или пользуется услугами телемедицины).

Первичное анкетирование и листы ожидания

Сеть медицинских центров, работу которой я модернизировал, является специализированной, ее услуги недешевы. Разумеется, посетитель хочет быть уверен, что с первого приема он попадет к нужному специалисту.

Поэтому учредители попросили разработать скрининг-систему, которая определит проблему клиента, проанализирует его данные (пол, возраст и т.п.) и автоматически подберет специалиста.

Каждый специалист клиники по-своему уникален, занимается определенными проблемами и пациентами. Кроме того, по ряду причин специалист может отказаться от работы с некоторыми категориями посетителей или ограничить количество приемов, что обязательно указывается в его профиле.

Программа при скрининге первичного посетителя анализирует эту информацию и формирует запись на прием с учетом всех данных.

Финансовая часть и портал самообслуживания

Учредители компании хотели максимально автоматизировать финансовую составляющую работы компании.

Программа автоматически выставляет счета на оплату услуг клиники за 2 дня до приема, принимает оплату банковской картой и зачисляет платеж на баланс посетителя.

Отработана система принятия финансовых решений, состоящая из нескольких подсистем. Например, долговой скрининг и финансовая блокировка. В клинике существуют приемы, которые проводятся только после 100% предоплаты. Система принятия финансовых решений может отменить неоплаченный прием.

Сформирована система бюджетирования. Финансовый менеджер, составляя бюджет на будущий месяц, просто копирует предыдущие статьи и вносит в них соответствующие правки.

Фактическая часть бюджета формируется автоматически.

Создана централизованная очередь счетов на оплату.

Создан лицевой счет посетителя. Программа автоматически привязывает поступившие платежи к выставленным клиенту счетам и формирует баланс. Это очень удобно, учитывая, что платежи и счета не всегда совпадают. 

Портал самообслуживания

Для посетителей клиники создан удобный портал, где они могут увидеть всю необходимую информацию, например, выставленные счета, платежи и т.п.

В данный момент дорабатывается возможность самозаписи и изменения времени приема.

Медкарты и индивидуальные профили приемов

Индивидуальный профиль приема

В процессе работы выяснилось, что существует определенный комплекс параметров, относящийся к паре специалист-пациент: фиксированная цена, проценты специалисту и т.п.

Профиль приема формируется автоматически на основании базового прайса медклиники.

Медицинская карта, назначения и направления

В электронную медицинскую карту заносится информация о каждом приеме, выписанных лекарствах и назначенных процедурах, а также о перенаправлении посетителя к другому специалисту клиники.

Данная информация конфиденциальна, поэтому реализовано разделение доступа к данным посетителя. Доступ к информации о диагнозе и записям в медицинской карте клиента есть только у медицинского персонала клиники.